Kwitansi Pembayaran: Definisi, Ciri-Ciri, dan Fungsi

Tahukah kamu bahwa kwitansi pembayaran merupakan salah satu dokumen penting yang terdapat pada transaksi jual beli? 

Betul, kwitansi pembayaran merupakan dokumen penting dalam transaksi jual beli yang menunjukan pencatatan pembayaran yang telah diberikan oleh seseorang atau sebuah perusahaan kepada penerima pembayaran.

Di dalam sebuah bisnis, peran dokumen ini sudah pasti sangat penting. 

Bukan hanya menjadi bukti pembayaran dari penjual terhadap pembeli, dokumen ini juga dijadikan sebagai alat pelacakan pembayaran yang sah.

Jadi, kuitansi pembayaran merupakan dokumen yang perlu dibuat setiap kali terdapat transaksi jual beli dalam bisnismu.

Namun, tahukah kamu apa saja ciri-ciri dan contoh kwitansi pembayaran di dalam bisnis? Simak selengkapnya di dalam artikel ini sebagai referensi kamu.

Baca Juga: Afiliasi Adalah: Yuk Cari Tahu Definisi hingga Cara Kerjanya

Apa Itu Kwitansi Pembayaran?

Sebelum lebih jauh membahas mengenai kuitansi pembayaran, penting bagi kita untuk memahami terlebih dahulu apa itu kwitansi pembayaran. 

Secara sederhana, kuitansi diartikan sebagai alat bukti pembayaran. 

Jika terjadi sebuah transaksi jual beli, dokumen ini akan dikeluarkan oleh penjual apabila telah menerima sejumlah uang dari pembeli.

Setiap kali dokumen ini dikeluarkan, biasanya akan dibubuhkan tanda tangan dan cap sebagai tanda resmi transaksi jual beli terjadi dan penjual menerima sejumlah uang sesuai dengan terbilang di dalam kwitansi. 

Bahkan, untuk memperkuat sisi legalitas, seringkali dibubuhkan tanda tangan dan cap oleh kedua belah pihak hingga diberikan materai.

Umumnya, dokumen ini juga memiliki komponen yang terdapat di dalam kwitansi itu tersendiri. 

Beberapa komponen yang biasanya terdapat di dalam kuitansi adalah nama perusahaan atau nama penyedia barang dan jasa, nomor kuitansi, nama pemberi uang, jumlah uang yang diterima, peruntukan pembayaran, tanggal dan tempat penerimaan barang, serta tanda tangan penerima.

Perlu diketahui bahwa dokumen ini juga berbeda dengan faktur atau nota ya, Sobat Desty. 

Salah satu hal yang membedakan adalah pada rangkapan yang dibuat pada faktur dan nota itu sendiri. 

Faktur dan nota biasanya dibuat tiga rangkap, dimana faktur dan nota akan diberikan kepada pembeli, penjual, dan yang ketiga akan disimpan di dalam buku faktur.

Jadi, jelas ya bahwa kwitansi pembayaran merupakan alat bukti pembayaran sekaligus sebagai alat yang digunakan untuk melacak pembayaran atas transaksi jual beli yang terjadi.

Ciri-Ciri Kwitansi Pembayaran

Selanjutnya, mari kita kenali ciri-ciri yang umumnya terdapat di dalam kuitansi pembayaran. Berikut ini adalah ciri-ciri umumnya:

• Umumnya, dokumen ini dibagi menjadi dua bagian. Pada setiap bagian, terdapat bagian kecil yang dinamakan sub-kuitansi, dimana sub-kuitansi akan berguna bagi sang penerima pembayaran. Kemudian, di bagian kedua yakni di lembaran besar akan disimpan oleh sang pemberi uang.
• Informasi yang ada di dalam kuitansi pembayaran atau bisa disebut dengan komponen kuitansi biasanya berupa nama pemberi uang, jumlah nominal uang, tempat dan tanggal terjadinya transaksi.
• Kuitansi pembayaran umumnya dibuat menjadi dua rangkap. Bagian atas kwitansi diperuntukan bagi sang pembeli atau yang melakukan pembayaran, sedangkan bagian bawah kuitansi dijadikan arsip pembayaran oleh sang penerima pembayaran.

Fungsi Kwitansi Pembayaran

Terakhir, kita akan membahas lebih detail mengenai fungsi dari kwitansi pembayaran dan seberapa penting kwitansi pembayaran di dalam transaksi jual dan beli. 

Berikut ini adalah beberapa fungsi kwitansi pembayaran yang patut kamu pahami:

Alat Bukti Pembayaran

Sudah jelas bahwa dokumen ini berfungsi sebagai alat bukti pembayaran. 

Kwitansi pembayaran juga dapat menjadi alat bukti pembayaran yang sah dan memiliki sisi legalitas apabila dibubuhkan materai 6000. 

Jika dikemudian hari terdapat masalah yang ditimbulkan dari sebuah transaksi jual beli terkait dengan pembayaran maka dokumen ini dapat dijadikan pedoman yang sah atas pembayaran yang telah terjadi. 

Oleh karena itu, pastikan kamu selalu mendapatkan kwitansi pembayaran ya setiap kali telah melakukan transaksi pembayaran.

Alat Pelacak Transaksi

Selain sebagai alat bukti pembayaran, dokumen ini juga berfungsi sebagai alat pelacak transaksi yang telah terjadi di antara penjual dan pembeli. 

Hal ini memberikan manfaat bagi bisnis agar dapat mudah melacak transaksi yang telah terjadi dan dapat melacak apakah pembayaran telah dilakukan atas transaksi tersebut.

Dasar Pengembalian Barang/Jasa

Fungsi dokumen ini juga bukan hanya terbatas pada sebagai alat bukti pembayaran dan alat pelacak transaksi, namun juga dapat dijadikan sebagai dasar pengembalian barang atau jasa. 

Hal ini bisa saja terjadi jika barang yang telah kamu beli ternyata rusak sebelum masa habis garansi dan mengharuskan kamu untuk melakukan pengembalian barang. 

Biasanya, penjual barang akan meminta bukti pembayaran dan kamu dapat memperlihatkan dokumen ini sebagai bukti pembayarannya.

Menghindari Penipuan

Saat ini banyak sekali penipuan yang terjadi pada saat transaksi jual beli, sehingga salah satu fungsi dokumen ini juga terkait untuk menghindari penipuan. 

Dengan adanya dokumen ini maka pembeli dan penjual memiliki rujukan yang sama dan sah atas transaksi jual beli yang dilakukan.

Tentunya kamu juga harus tetap waspada terhadap kwitansi pembayaran yang bisa saja dipalsukan. 

Salah satu cara menghindarinya adalah dengan tidak menerima fotokopi kuitansi pembayaran dan wajib membubuhkan tanda tangan atau materai 6000 di atas kwitansi pembayaran.

Baca Juga: Wirausaha Adalah: Definisi hingga Ide Wirausaha Modal Kecil

Bagi kamu yang ingin mengetahui informasi tentang dunia bisnis ter-update, langsung sja kunjungi Blog Desty sekarang. Jangan lupa juga untuk selalu ikuti media sosial Desty, seperti di Instagram, TikTok, YouTube, dan Twitter ya!