3 Contoh Nota Pembelian: Panduan Lengkap & Praktis

Nota pembelian, juga dikenal sebagai invoice atau faktur pembelian, merupakan dokumen penting dalam dunia bisnis.

Ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian barang atau jasa antara penjual dan pembeli.

Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan pengertian, komponen, manfaat, dan contoh nota pembelian, serta menyertakan beberapa contoh nota pembelian yang berguna.

Pengertian Nota Pembelian

Sebelum bembahas contoh nota pembelian, kita bahas dulu pengertiannya.

Nota pembelian adalah dokumen tertulis yang digunakan oleh penjual untuk mencatat penjualan barang atau jasa kepada pembeli.

Ini mencantumkan rincian tentang barang atau jasa yang dibeli, harga, jumlah, tanggal transaksi, dan informasi penting lainnya.

Nota pembelian digunakan sebagai bukti transaksi dan sebagai dasar untuk proses akuntansi.

Komponen Utama Nota Pembelian

1. Informasi Penjual: Nama, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya dari penjual.
2. Informasi Pembeli: Nama, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya dari pembeli.
3. Nomor Nota: Nomor unik yang mengidentifikasi setiap nota pembelian. Ini membantu dalam pelacakan dan pencatatan.
4. Tanggal Transaksi: Tanggal ketika transaksi pembelian terjadi.
5. Deskripsi Barang atau Jasa: Daftar barang atau jasa yang dibeli, beserta deskripsi rinci seperti merek, model, ukuran, dan kuantitas.
6. Harga Satuan: Harga per unit barang atau jasa.
7. Jumlah: Jumlah barang atau jasa yang dibeli.
8. Total: Jumlah total yang harus dibayar oleh pembeli.
9. Pajak: Jika ada pajak yang dikenakan, rincian pajak harus disertakan dalam nota pembelian.
10. Kode Barang atau Referensi: Kode unik atau referensi untuk setiap barang atau jasa yang dibeli.
11. Ketentuan Pembayaran: Persyaratan pembayaran, seperti tanggal jatuh tempo dan metode pembayaran.
12. Tanda Tangan: Tanda tangan penjual atau pihak yang berwenang dari perusahaan penjual.

Fungsi Nota Pembelian

Nota pembelian memiliki beragam fungsi penting dalam dunia bisnis.

Berikut adalah beberapa fungsi utama dari nota pembelian:

1. Bukti Transaksi Resmi

Nota pembelian adalah bukti sah bahwa transaksi pembelian telah terjadi antara penjual dan pembeli.

Ini mencantumkan rincian transaksi, termasuk barang atau jasa yang dibeli, harga, jumlah, dan tanggal transaksi.

Dengan adanya nota pembelian, tidak ada ketidakpastian atau sengketa terkait dengan transaksi.

2. Dasar Akuntansi

Nota pembelian digunakan dalam proses akuntansi perusahaan.

Informasi yang terdapat dalam nota pembelian digunakan untuk mencatat transaksi dalam buku besar perusahaan.

Ini membantu dalam memantau keuangan, melacak pendapatan, dan menghasilkan laporan keuangan yang akurat.

3. Pencatatan Keuangan

Nota pembelian adalah alat penting untuk mencatat pengeluaran dan penerimaan perusahaan.

Dengan mencatat setiap transaksi pembelian, perusahaan dapat memantau arus kas mereka dengan lebih baik.

Hal ini juga membantu dalam menghitung biaya operasional dan mengendalikan pengeluaran.

4. Pelacakan Persediaan

Bagi perusahaan yang menjual barang fisik, nota pembelian membantu dalam melacak persediaan.

Dengan mencatat setiap pembelian, perusahaan dapat memantau persediaan mereka, mengidentifikasi kapan harus memesan ulang, dan mencegah kekurangan stok.

5. Penghindaran Sengketa

Jika terjadi sengketa atau perbedaan pendapat antara penjual dan pembeli, nota pembelian dapat digunakan sebagai referensi untuk menyelesaikan masalah.

Informasi yang terdapat dalam nota pembelian memungkinkan untuk memverifikasi persyaratan dan rincian transaksi.

6. Pengendalian Pajak

Nota pembelian mencantumkan rincian pajak yang dikenakan dalam transaksi.

Ini penting dalam penghitungan pajak perusahaan.

Pajak yang dibayarkan oleh perusahaan dapat dihitung berdasarkan informasi yang terdapat dalam nota pembelian.

7. Informasi Pembayaran

Nota pembelian sering mencantumkan informasi tentang metode pembayaran dan tanggal jatuh tempo.

Ini membantu pembeli dalam merencanakan pembayaran mereka dan menghindari keterlambatan pembayaran.

8. Rujukan Masa Depan

Nota pembelian juga dapat digunakan sebagai referensi di masa depan.

Misalnya, ketika pembeli perlu mengajukan klaim garansi, mereka dapat menggunakan nota pembelian sebagai bukti pembelian.

Manfaat Nota Pembelian

Nota pembelian memiliki banyak manfaat, baik bagi penjual maupun pembeli:

• Bukti Transaksi: Ini adalah bukti sah bahwa transaksi pembelian telah terjadi. Ini membantu dalam memperkuat hak hukum dan hak kontrak.
• Basis Akuntansi: Contoh nota pembelian digunakan untuk mencatat transaksi di buku besar perusahaan, yang merupakan langkah kunci dalam proses akuntansi.
• Pelacakan Keuangan: Dengan menggunakan nota pembelian, penjual dan pembeli dapat melacak pengeluaran dan penerimaan keuangan mereka.
• Penghindaran Sengketa: Jika terjadi sengketa terkait dengan transaksi, nota pembelian dapat digunakan sebagai referensi untuk menyelesaikan masalah.

Contoh Nota Pembelian

1. Contoh Nota Pembelian Barang Dagangan

__________________________________________________________________
Nota Pembelian
Nomor: NP-001
------------------------------------------------------------------
Informasi Penjual:
Toko ABC
Jl. Jendral Sudirman No. 123
Telepon: (021) 123-4567

Informasi Pembeli:
Budi Cahya
Jl. Pangeran Surya No. 45
Telepon: (021) 987-6543

------------------------------------------------------------------
Deskripsi Barang             Harga Satuan (Rp)     Jumlah     Total (Rp)
------------------------------------------------------------------
Buku "Manajemen Bisnis"          150,000            5          750,000
Pensil 2B                          5,000            10          50,000

------------------------------------------------------------------
Total Pembelian:                                          800,000
Pajak (10%):                                              80,000
------------------------------------------------------------------
Total Keseluruhan:                                      880,000

Tanggal Transaksi: 15 Februari 2023
Jatuh Tempo: 1 Maret 2023
Metode Pembayaran: Transfer Bank

2. Contoh Nota Pembelian Jasa

__________________________________________________________________
Nota Pembelian
Nomor: NP-002
------------------------------------------------------------------
Informasi Penjual:
Studio Fotografi XYZ
Jl. Raden Saleh No. 67
Telepon: (022) 765-4321

Informasi Pembeli:
Siti Nurul
Jl. Kebun Raya No. 21
Telepon: (022) 987-1234

------------------------------------------------------------------
Deskripsi Jasa                   Harga Satuan (Rp)     Jumlah     Total (Rp)
------------------------------------------------------------------
Sesi Foto Prewedding                      2,500,000            1    2,500,000
Album Foto Pernikahan                     1,000,000            1    1,000,000

------------------------------------------------------------------
Total Pembelian:                                        3,500,000
Pajak (5%):                                             175,000
------------------------------------------------------------------
Total Keseluruhan:                                    3,675,000

Tanggal Transaksi: 10 Maret 2023
Jatuh Tempo: 30 Maret 2023
Metode Pembayaran: Tunai

3. Contoh Nota Pembelian Online

__________________________________________________________________
Nota Pembelian
Nomor: NP-003
------------------------------------------------------------------
Informasi Penjual:
Toko Online XYZ
www.tokoonline.xyz
Email: info@tokoonline.xyz

Informasi Pembeli:
Andi Pratama
Jl. Pahlawan No. 87
Telepon: (031) 876-5432

------------------------------------------------------------------
Deskripsi Barang                   Harga Satuan (Rp)     Jumlah     Total (Rp)
------------------------------------------------------------------
Headset Bluetooth Sony                  500,000            2    1,000,000
Mouse Logitech                           150,000            1      150,000

------------------------------------------------------------------
Total Pembelian:                                          1,150,000
Pajak (0%):                                                   0
------------------------------------------------------------------
Total Keseluruhan:                                      1,150,000

Tanggal Transaksi: 5 April 2023
Jatuh Tempo: 20 April 2023
Metode Pembayaran: Kartu Kredit

***

Nota pembelian adalah dokumen yang sangat penting dalam dunia bisnis.

Ini mencatat rincian transaksi pembelian, baik barang maupun jasa, dan berfungsi sebagai bukti sah transaksi.

Dengan memiliki contoh nota pembelian, kamu dapat memahami bagaimana cara membuatnya dan memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan telah tercakup.

Dalam bisnis, memiliki catatan transaksi yang akurat dan terperinci adalah langkah penting untuk menjaga akuntabilitas dan menghindari sengketa.

Jadi, pastikan untuk selalu menggunakan contoh nota pembelian dalam setiap transaksi bisnismu.

---

Jika kamu tertarik untuk membaca lebih banyak tips, informasi, dan tren seputar dunia bisnis digital dan e-commerce, jangan lupa untuk mengunjungi Desty Media. Follow juga media sosial desty di Instagram, TikTok, YouTube, dan Twitter.