Tahukah kamu bahwa banyak sekali poin-poin dalam bisnis yang penting untuk diketahui? Salah satunya adalah invoice.

Invoice adalah hal yang berkaitan erat dengan pengaturan keuangan, di mana poin pengaturan keuangan ini bisa dibilang menjadi poin terpenting dalam bisnis.

Tanpa pengaturan keuangan yang baik dan benar, bisnis bisa jadi merugi atau bahkan shut down.

Lalu, apakah fungsi dari invoice di dalam bisnis dan seberapa pentingkah dirinya di dalam bisnis? Hal tersebut akan kita bahas di dalam artikel ini. Yuk, simak!

Baca Juga: Bingung Cari Oleh-Oleh? Ini Dia Rekomendasi Kerajinan Tangan Indonesia

Invoice Adalah…

Invoice adalah dokumen keuangan yang digunakan untuk mencatat dan menagih pelanggan atas barang atau jasa yang telah diberikan.

Invoice adalah sesuatu yang diibaratkan sebagai rekam jejak atas transaksi yang terjadi di dalam sebuah bisnis.

Bayangkan, jika transaksi yang terjadi tidak dilandasi oleh invoice, pasti akan menyulitkan pencatatan keuangan.

Dikarenakan menjadi dokumen keuangan yang penting, sudah pasti invoice memiliki informasi yang penting pula dan terdapat pada invoice tersebut.

Berikut beberapa komponen penting yang harus terdapat di dalam sebuah invoice adalah sebagai berikut:

Informasi Penjual

Komponen invoice adalah informasi penjual, di mana mencakup informasi seputar nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon perusahaan, bahkan email perusahaan.

Informasi penjual ini berfungsi sebagai validitas penjual yang menerbitkan invoice tersebut.

Informasi Pembeli

Komponen selanjutnya dari invoice adalah informasi pembeli.

Informasi pembeli mencakup nama perusahaan, nama pembeli, nomor telepon pembeli dan juga email pembeli.

Informasi ini akan menjadi landasan yang valid atas transaksi yang dijual penjual terhadap pembeli, sehingga transaksi dapat dipertanggungjawabkan.

Nomor Invoice

Nomor invoice juga menjadi salah satu komponen penting di dalam invoice. Nomor invoice menunjukkan jumlah invoice yang telah diterbitkan oleh penjual.

Hal ini juga akan memudahkan proses pengecekan dan pelacakan invoice jika menggunakan sistem nomor. 

Tanggal Invoice

Tanggal invoice juga merupakan komponen penting. Tanggal invoice akan menunjukan kapan invoice dikeluarkan atau saat invoice dibuat.

Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal jatuh tempo juga biasanya menjadi informasi yang tertera pada invoice.

Dengan adanya tanggal jatuh tempo, informasi mengenai pembayaran invoice akan lebih valid dan jelas.

Hal ini akan memudahkan pengecekan penagihan dana apabila sudah melewati batas jatuh tempo.

Deskripsi Barang atau Jasa

Komponen selanjutnya adalah deskripsi barang atau jasa yang dijual.

Dengan menginfokan barang atau jasa yang dijual dalam invoice, data transaksi akan lebih lengkap dan jelas, sehingga bisa dipertanggungjawabkan. 

Total Pembayaran

Komponen penting terakhir di dalam invoice adalah informasi mengenai total pembayaran yang harus dibayarkan oleh pembeli.

Apa Fungsi Invoice Dalam Bisnis?

Selanjutnya kita akan bahas fungsi invoice di dalam bisnis sekaligus menjabarkan seberapa penting peran invoice dalam bisnis.

Berikut ini adalah lima fungsi invoice yang wajib kamu ketahui:

Invoice Adalah Rekam Jejak Transaksi

Fungsi invoice yang pertama adalah sebagai rekam jejak transaksi yang terjadi di dalam sebuah bisnis.

Di dalam sebuah bisnis sudah pasti terdapat transaksi keuangan, misalnya transaksi jual beli barang. 

Dengan adanya invoice, transaksi tersebut dapat terekam dengan baik dan terperinci.

Informasi yang terdapat di dalam invoice juga dapat dijadikan acuan bagi kedua belah pihak, baik penjual maupun pembeli.

Dengan demikian, invoice dapat dijadikan landasan yang valid juga terhadap keluarnya stok barang, sehingga memudahkan validasi atau pengecekan laporan keuangan atas penjualan di kemudian hari.

Invoice Adalah Bukti Pembayaran

Selanjutnya, invoice juga berfungsi sebagai bukti pembayaran dari pihak pembeli terhadap pihak penjual atas terjualnya sebuah barang atau jasa.

Apabila di kemudian hari terjadi perselisihan atas transaksi yang telah terjadi, invoice dapat dijadikan landasan informasi untuk hal tersebut.

Invoice Sebagai Pemantauan Utang

Invoice juga berfungsi sebagai pemantau utang di dalam bisnis.

Hal ini dimaksudkan karena biasanya sebuah bisnis mengeluarkan invoice dengan batas jatuh tempo yang lama dan pihak pembeli pun terkadang tidak langsung melakukan pembayaran, sehingga dengan adanya invoice, sebuah bisnis dapat memantau piutang bisnisnya.

Dengan demikian, sebuah bisnis dapat memantau arus kas perusahaan dengan lebih bijak juga.

Apabila invoice yang telah dikeluarkan sudah mendekati batas pembayaran, alangkah lebih baik perusahaan mengeluarkan pemberitahuan kepada pelanggan untuk melakukan pembayaran.

Invoice Sebagai Pemantauan Pembayaran

Invoice juga berfungsi sebagai dasar pemantauan pembayaran. Bisnis pasti akan berkaitan dengan bisnis lainnya, sebagai contoh jika bisnis kamu erat kaitannya dengan supplier atau pemasok.

Invoice yang kamu terima dapat kamu jadikan sebagai alat pemantauan pembayaran, apakah pembayaran kepada pemasok sudah dilakukan atau belum.

Hal di atas juga berlaku sebaliknya jika bisnismu menyediakan barang atau jasa, di mana invoice akan menjadi landasan bagi perusahaan kamu memantau apakah pelanggan sudah melunasi kewajibannya sesuai dengan invoice atau tidak.

Invoice sebagai Pemungutan Pembayaran

Terakhir, fungsi invoice sebagai dasar pemungutan pembayaran.

Fungsi ini masih berkaitan dengan fungsi invoice di nomor empat, di mana invoice difungsikan untuk mengontrol apakah pembayaran dilakukan tepat waktu atau tidak dan dijadikan landasan untuk memungut pembayaran dari pelanggan.

Baca Juga: Engagement Adalah: Arti, Kenapa Penting, hingga Cara Meningkatkannya

Nah, itu tadi pengertian dari invoice dan beberapa komponen pentingnya. Bagi kamu yang ingin menambah wawasan terkait dunia bisnis, saatnya berkunjung ke Blog Desty dan kunjungi media sosial Desty lainnya, seperti Instagram, TikTok, YouTube, dan Twitter.