Petty Cash adalah: Kenali Arti dan Manfaatnya dalam Bisnismu

Saat menjalankan bisnis, kamu pasti akan menghadapi berbagai jenis pengeluaran.

Beberapa pengeluaran tersebut mungkin bersifat rutin dan memerlukan penanganan yang cepat.

Salah satu alat yang dapat membantumu dalam mengatasi pengeluaran semacam itu adalah “petty cash” atau uang tunai kecil.

Artikel ini akan membahas arti dari “petty cash,” manfaatnya dalam bisnis, dan bagaimana cara mengelolanya.

Apa Itu Petty Cash?

Petty cash adalah dana tunai kecil yang disiapkan oleh sebuah bisnis atau organisasi untuk menangani pengeluaran kecil sehari-hari yang tidak memerlukan proses pembayaran yang formal.

Dana ini biasanya disimpan dalam bentuk uang kertas dan koin dalam peti besi kecil atau laci yang dapat diakses oleh departemen atau individu yang bertanggung jawab.

Jenis-Jenis Petty Cash yang Umum

Petty cash adalah alat yang berguna dalam mengatasi pengeluaran kecil dalam bisnis.

Jenis-jenis pengeluaran yang dapat dicakup oleh petty cash sangat beragam.

Di bawah ini adalah beberapa jenis petty cash yang umum digunakan dalam berbagai bisnis:

1. Penggantian Bahan Kantor: Banyak bisnis menggunakan petty cash untuk membeli perlengkapan kantor sehari-hari seperti pena, kertas, amplop, atau stiker.
2. Pembelian Pulsa dan Kartu Telepon: Bagi bisnis yang menggunakan komunikasi telepon seluler dalam operasionalnya, pengisian ulang pulsa atau pembelian kartu telepon prabayar adalah contoh pengeluaran yang dapat diatasi oleh petty cash.
3. Ongkos Transportasi: Ongkos taksi, parkir, atau tiket transportasi umum adalah jenis pengeluaran yang seringkali harus dihadapi oleh bisnis. Petty cash membantu dalam mengatasi pengeluaran semacam ini dengan cepat.
4. Pembayaran Makan Siang: Bila bisnis memfasilitasi makan siang bagi karyawan atau membeli makanan sebagai bagian dari pertemuan atau acara, petty cash digunakan untuk pembayaran makanan.
5. Pengeluaran Kecil dalam Proyek: Dalam proyek konstruksi atau proyek kecil lainnya, petty cash dapat digunakan untuk membeli bahan bangunan kecil atau alat-alat yang dibutuhkan.
6. Pembelian Perlengkapan Kebersihan: Dana petty cash dapat digunakan untuk membeli perlengkapan kebersihan seperti sabun cuci tangan, tisu, deterjen, atau penyedot debu.
7. Pengeluaran untuk Perawatan Kendaraan: Bagi bisnis yang memiliki kendaraan, petty cash digunakan untuk membayar perawatan rutin seperti pengisian bahan bakar, penggantian oli, atau perbaikan kecil.
8. Pembayaran Kecil kepada Klien atau Kontraktor: Dalam beberapa kasus, bisnis mungkin perlu membayar jumlah kecil kepada klien atau kontraktor sebagai penggantian atau kompensasi.
9. Biaya Penerbitan Dokumen: Pengeluaran untuk pencetakan dokumen, fotokopi, atau dokumen lainnya yang berkaitan dengan bisnis dapat dicakup oleh petty cash.
10. Pembelian Makanan Ringan atau Minuman: Petty cash seringkali digunakan untuk membeli makanan ringan atau minuman bagi karyawan atau tamu yang datang ke kantor.

Jenis-jenis petty cash di atas adalah contoh umum, tetapi setiap bisnis dapat menyesuaikan penggunaan petty cash sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka.

Penting untuk memiliki kebijakan internal yang jelas tentang penggunaan petty cash agar pengeluaran tetap terkontrol dan transparan.

Manfaat Petty Cash dalam Bisnis adalah

1. Mengatasi Pengeluaran Kecil: Petty cash membantu bisnis mengatasi pengeluaran kecil sehari-hari tanpa harus melalui proses yang rumit. Contohnya, pembelian pulsa, penggantian bola lampu, atau pembayaran ongkos taksi.
2. Efisiensi Operasional: Dengan memiliki dana tunai kecil yang dapat diakses dengan cepat, bisnis dapat menjalankan operasinya lebih efisien. Ini menghemat waktu yang seharusnya digunakan untuk mengurus proses pembayaran formal.
3. Kontrol Pengeluaran: Walaupun dana petty cash bersifat fleksibel, bisnis masih dapat mengendalikan pengeluaran dengan menentukan jumlah maksimum yang dapat dikeluarkan oleh setiap departemen atau individu.
4. Perekaman Pengeluaran: Pemegang petty cash biasanya diharapkan untuk mencatat setiap pengeluaran yang mereka buat. Hal ini membantu dalam pelacakan dan pencatatan pengeluaran bisnis.
5. Transparansi: Dengan catatan pengeluaran yang teratur, bisnis memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap bagaimana dana petty cash digunakan. Ini dapat membantu dalam mengidentifikasi pengeluaran yang perlu dioptimalkan atau dikurangi.
6. Kemudahan dalam Audit: Saat terjadi audit, catatan pengeluaran petty cash yang akurat akan membantu proses audit berjalan dengan lancar dan membuktikan bahwa penggunaan dana petty cash telah sesuai dengan kebijakan bisnis.

Cara Mengelola Petty Cash adalah

Untuk mengelola petty cash dengan baik, kamu perlu memperhatikan beberapa hal:

1. Tentukan Jumlah Awal: Tetapkan jumlah awal dana petty cash sesuai dengan kebutuhan bisnismu. Jumlah ini sebaiknya mencukupi untuk mengatasi pengeluaran sehari-hari, tetapi tidak terlalu besar.
2. Catat Semua Pengeluaran: Pemegang petty cash harus mencatat setiap pengeluaran dengan detail, termasuk tanggal, deskripsi pengeluaran, dan jumlahnya.
3. Rekonsiliasi Berkala: Lakukan rekonsiliasi berkala untuk memastikan bahwa jumlah dana petty cash sesuai dengan catatan pengeluaran. Lakukan pengisian ulang dana jika perlu.
4. Buat Kebijakan: Tetapkan kebijakan internal yang jelas tentang bagaimana dana petty cash dapat digunakan, siapa yang bertanggung jawab, dan batas maksimum pengeluaran.
5. Audit Rutin: Lakukan audit rutin untuk memeriksa catatan pengeluaran dan memastikan bahwa dana petty cash tidak disalahgunakan.
6. Perbarui Dana: Jika bisnis berkembang atau ada perubahan dalam kebutuhan pengeluaran, perbarui jumlah dana petty cash sesuai.

Petty cash adalah alat yang sederhana namun efektif untuk mengatasi pengeluaran kecil dalam bisnis.

Dengan mengelolanya dengan baik, kamu dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengendalikan pengeluaran tanpa harus melalui proses formal yang rumit.

Ingatlah untuk selalu menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan dana petty cash agar bisnismu tetap berjalan dengan lancar.

Jika kamu ingin mengeksplorasi lebih banyak tips, informasi, dan tren seputar dunia bisnis digital dan e-commerce, jangan lupa untuk mengunjungi Media Desty. Follow juga media sosial desty di Instagram, TikTok, YouTube, dan Twitter.