Apa Itu Stock Opname? Pengertian, Risiko, & 4 Cara Kerjanya

Jika kamu seorang pengusaha atau terlibat dalam bisnis e-commerce, pasti kamu pernah mendengar istilah “stock opname.”

Tetapi, apa sebenarnya stock opname itu, dan mengapa penting untuk bisnismu?

Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan apa itu stock opname, mengapa kamu harus melakukannya, dan bagaimana cara melaksanakannya.

Apa Itu Stock Opname?

Inventory audit atau stock opname adalah proses penghitungan dan pencatatan semua barang atau produk yang dimiliki oleh sebuah bisnis pada suatu waktu tertentu.

Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa catatan persediaan (inventaris) yang ada sesuai dengan fisik persediaan yang sebenarnya.

Stock opname bisa melibatkan berbagai jenis barang, mulai dari produk fisik hingga bahan baku.

Ini adalah alat penting dalam manajemen inventaris yang membantu pemilik bisnis atau manajer untuk mengontrol persediaan, mencegah kecurangan atau pencurian, dan mengoptimalkan operasional bisnis.

Mengapa Stock Opname Penting?

Terdapat beberapa alasan mengapa stock opname sangat penting untuk bisnismu:

1. Mengontrol Persediaan: Dengan melakukan stock opname secara berkala, kamu dapat memastikan bahwa persediaan barang selalu tercatat dengan akurat. Ini membantu dalam mencegah kekurangan persediaan yang bisa menyebabkan ketidaktersediaan produk kepada pelanggan.
2. Menghindari Kekurangan atau Kelebihan: Stock opname membantu dalam mengidentifikasi jika ada kekurangan atau kelebihan persediaan. Dalam kedua kasus ini, bisnis bisa mengalami kerugian. Kekurangan barang dapat menyebabkan kehilangan pelanggan, sedangkan kelebihan barang bisa mengikis laba.
3. Mendeteksi Kecurangan atau Pencurian: Stock opname adalah cara untuk mendeteksi kecurangan atau pencurian barang. Jika ada ketidaksesuaian antara catatan persediaan dan kenyataan fisik persediaan, ini bisa menjadi indikasi adanya masalah ini.
4. Optimasi Manajemen Persediaan: Dengan data yang akurat tentang persediaan, bisnis bisa mengelola persediaan dengan lebih efisien. Ini termasuk menghindari pembelian berlebihan atau kekurangan dan meminimalkan biaya penyimpanan.
5. Transparansi Keuangan: Stock opname juga penting dalam aspek keuangan. Ini membantu dalam memastikan bahwa catatan keuangan mencerminkan kondisi persediaan yang sebenarnya, yang bisa berdampak pada laporan laba rugi dan neraca.
6. Peningkatan Layanan Pelanggan: Dengan persediaan yang terkontrol dan akurat, bisnis dapat lebih baik dalam memenuhi permintaan pelanggan. Ini meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun hubungan yang lebih baik.

Siapa yang Perlu Melakukan Stock Opname?

Stock opname penting dilakukan oleh berbagai jenis bisnis dan organisasi.

Berikut adalah beberapa contoh entitas yang perlu melakukan stock opname:

1. Toko dan Ritel: Toko fisik dan bisnis ritel perlu melakukan stock opname untuk mengontrol persediaan mereka, terutama jika mereka menjual produk fisik kepada pelanggan.
2. Gudang Logistik: Bisnis yang memiliki gudang penyimpanan perlu melakukan stock opname untuk memastikan persediaan terkelola dengan baik dan akurat.
3. Perusahaan Manufaktur: Perusahaan manufaktur dengan berbagai bahan baku dan produk jadi perlu melakukan stock opname untuk mengoptimalkan proses produksi dan menjaga kualitas produk.
4. Bisnis E-commerce: Bisnis e-commerce yang beroperasi secara online juga perlu melakukan stock opname, terutama jika mereka mengelola persediaan produk fisik.
5. Restoran dan Usaha Kuliner: Restoran dan bisnis kuliner perlu menghitung persediaan bahan makanan dan minuman secara teratur.
6. Perusahaan Besar: Perusahaan besar dengan operasi yang kompleks perlu melakukan stock opname untuk menghindari kesalahan dalam manajemen persediaan yang dapat berdampak besar pada operasional mereka.

Cara Melakukan Stock Opname

Stock opname bisa dilakukan dengan berbagai metode, tergantung pada jenis bisnis dan tingkat kompleksitas persediaan.

Beberapa metode umum meliputi:

1. Manual: Metode ini melibatkan penghitungan fisik barang oleh tim yang terlatih. Mereka mencocokkan hasil hitungan dengan catatan persediaan yang ada.
2. Barcode Scanning: Dalam bisnis yang lebih besar, penggunaan sistem barcode scanning mempermudah stock opname. Setiap barang diberi label barcode, dan penghitungan dilakukan dengan menggunakan pemindai barcode.
3. Sistem Manajemen Persediaan (Inventory Management System): Banyak bisnis menggunakan perangkat lunak manajemen persediaan yang terintegrasi. Sistem ini secara otomatis memantau persediaan, sehingga stock opname bisa dilakukan secara berkala berdasarkan data sistem. Seperti Desty misalnya.
4. Pencocokan dengan Pesanan: Dalam e-commerce, stock opname bisa dilakukan dengan mencocokkan persediaan fisik dengan pesanan yang sedang diproses.

Risiko dalam Melakukan Stock Opname

Meskipun stock opname sangat penting, terdapat beberapa risiko yang terkait dengannya:

1. Kesalahan Manusia: Risiko terbesar adalah kesalahan manusia. Penghitungan fisik dapat menghasilkan kesalahan, dan kesalahan dalam mencocokkan data fisik dengan catatan persediaan dapat berdampak besar.
2. Waktu dan Biaya: Melakukan stock opname memerlukan waktu dan sumber daya. Hal ini bisa mengganggu operasional sehari-hari bisnis dan menambah biaya operasional.
3. Gangguan Operasional: Stock opname bisa mengganggu operasional bisnis, terutama jika stock opname dilakukan pada jam-jam sibuk atau pada periode tertentu.
4. Kurangnya Transparansi: Stock opname hanya memberikan gambaran tentang persediaan pada saat tertentu. Ini bisa tidak mencerminkan fluktuasi persediaan yang mungkin terjadi seiring berjalannya waktu.
5. Pencurian atau Kecurangan: Stock opname juga bisa mengungkapkan pencurian atau kecurangan dalam manajemen persediaan yang mungkin terjadi. Hal ini dapat memiliki konsekuensi hukum dan finansial.
6. Keterbatasan Metode: Metode yang digunakan dalam stock opname juga memiliki keterbatasan. Misalnya, stock opname manual lebih rentan terhadap kesalahan manusia daripada metode otomatis.

Dengan memahami risiko ini, bisnis dapat mengambil langkah-langkah untuk mengurangi risiko dan memastikan bahwa stock opname dilakukan dengan efektif dan efisien.

Langkah-langkah ini termasuk pelatihan tim stock opname, penggunaan teknologi yang tepat, dan perencanaan yang cermat.

Stock Opname adalah Langkah Penting dalam Bisnis

Stock opname adalah komponen kunci dalam manajemen persediaan yang membantu bisnis dalam mengontrol, mengoptimalkan, dan melindungi persediaan mereka.

Dengan melakukan stock opname secara teratur, kamu dapat memastikan bahwa persediaan barang selalu akurat dan berkontribusi pada keberhasilan bisnismu. Jadi, jangan abaikan pentingnya stock opname dalam operasional bisnismu!

Jika kamu tertarik untuk membaca lebih banyak tips, informasi, dan tren seputar dunia bisnis digital dan e-commerce, jangan lupa untuk mengunjungi Desty Media. Follow juga media sosial desty di Instagram, TikTok, YouTube, dan Twitter.